Fazer a gestão de um projeto é essencial para que ele dê certo e chegue ao final com sucesso. Claro que às vezes podem ocorrer certos problemas que podem prejudicar a entrega do projeto final, mas existem muitos deslizes que poderiam ser evitados.
Neste artigo iremos abordar alguns dos erros mais comuns que são praticados no gerenciamento de projetos, outro artigo que aconselho a leitura é sobre as ferramentas que podem te ajudar na gestão de projetos.
Falta de planejamento
A falta de planejamento é um dos erros mais comuns de um projeto. Não definir um plano e começar executando as atividades do projeto é erro na certa. Nesta falta de planejamento podemos incluir o fato de não ser definido quem irá fazer o que, como, quando e claro, por quanto $$. Não definir com precisão prazos, entregas… É até interessante fazer um planejamento juntamente com sua equipe, para que tudo fique o mais claro possível, além deles poderem citar pontos que talvez você não tenha pensado/percebido. Seu planejamento deve ser simples, objetivo e flexível para mudanças caso necessário.
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Conhecer o cursoNegligenciar os riscos do projeto
Não pensar nas ameaças que podem acontecer também é um belo exemplo. Todo projeto tem uma incerteza mesmo que pequena. Você deve pensar em todos os riscos que podem acontecer e para combatê-los, é interessante desenvolver um plano de resposta aos riscos. Não considerar a análise de riscos é uma péssima escolha, onde você pode vir a ser surpreendido caso algum deles venha a acontecer, além de claro, você perder tempo/trabalho/dinheiro. Esses riscos devem ser identificados desde o início do projeto e devem ser monitorados o tempo todo.
Comunicação ineficiente
Apesar de parecer meio óbvio, isso é algo que muitas vezes ainda acontece. Por incrível que pareça, é um erro pensar que todos devem ser comunicados da mesma forma. Todos devem ter informações o suficiente sobre o projeto e cada pessoa envolvida devem ter as informações que serão necessárias para ela. É interessante definir uma forma de comunicação que mais se adeque a empresa, se será por e-mails, reuniões… ver a forma mais eficaz de se comunicar com todos da melhor forma possível. Isso é importante para envolver o time, onde todos ficarão por dentro do que está acontecendo no projeto e, principalmente, para que não haja falhas de comunicação que possam agravar algo no projeto.
Querer fazer mais do que se pode
Esse item é bem interessante pois envolve prazos. Se você tem uma equipe pequena por exemplo, e tem um projeto enorme pra fazer e ainda sim coloca prazos curtos, é bem provável que isso venha a dar errado (não consegue entregar no prazo e ainda sobrecarrega sua equipe). Com isso, podemos até voltar ao primeiro item sobre planejamento. É preciso ser muito claro e realista com relação aos prazos. Você pode calcular em cima da sua equipe, o quanto vocês conseguem sem exceder a capacidade e seguindo um cronograma. E, em último caso, contratar algum reforço.
Não saber exatamente o que o cliente quer
O objetivo do projeto deve ser muito claro, para saber exatamente o que se pretende realizar. Se não tiver clareza das restrições (como prazos e custos) e sem identificar a real necessidade do cliente, podemos ter problemas lá na frente, como por exemplo mudanças de escopo. Para não chegar nesse ponto, você pode desenvolver o TAP (Termo de Abertura do Projeto) o quanto antes possível e fazer com que o cliente aprove-o antes de iniciar, além de levantar os requisitos com o cliente antes de tudo.
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