Em nossa rotina do trabalho, é comum nos depararmos com uma grande quantidade de tarefas para fazer e, independente da quantidade, precisamos ser produtivos e entregar bons resultados em todas elas. E quando temos essa lista extensa de tarefas ou até mesmo projetos que estão com tempo curto para entrega, é essencial se ter um planejamento para fazer o que realmente é necessário. É aí que entra a questão de saber priorizar as tarefas para se dedicar ao que realmente é importante e principalmente a de fazer isso um hábito. Você não precisa perder muitos minutos do seu dia fazendo isso e verá que te ajudará muito.
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Como fazer isso?
Às vezes isso parece tão óbvio e simples, mas que acabamos não fazendo. E se é simples, por que não fazer?! Devemos entender que muitas vezes nem tudo o que está na lista é prioridade. E precisamos saber como priorizar. Podemos colocar nossas tarefas em 3 categorias com as seguinte cores:
- Verde: tarefas que ainda temos tempo
- Amarelo: tarefas que requerem mais atenção (o prazo está perto, por exemplo)
- Vermelho: tarefas que precisam ser feitas imediatamente (já está atrasada ou a entrega é amanhã, por exemplo). É realmente imprescindível fazer agora!!!
Ainda que tenhamos essa lista enorme de tarefas, por mais que desejamos não vamos conseguir fazer tudo na mesma hora. Você pode fazer um planejamento semanal ou diário. O semanal é melhor pois você verá a semana como um todo, sabendo priorizar melhor, às vezes uma tarefa pode impactar na outra ou até mesmo depender de outra a ser finalizada antes. Depois você pode selecionar as tarefas que serão realizadas cada dia. Liste tudo o que você precisa fazer em detalhes, pois às vezes dentro de uma tarefa tem várias sub-tarefas que podem ocupar um tempo considerável, então é importante se atentar a isso também. E claro, pode ser que às vezes haja alguma modificação nas suas tarefas do dia/semana, mas ainda assim o planejamento te ajudará.
Visando essa dica, você pode atribuir as cores acima para as tarefas, onde é fácil de ser visualizada por ser uma técnica bem visual, e basta bater o olho que você já entende quais suas reais necessidades. Uma outra dica é colocar pontuações para cada tarefa, como de 1 a 5 por exemplo, onde 1 significa menos importante e 5 aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente. Você pode fazer da maneira que achar melhor. Existem algumas ferramentas que podem te ajudar no planejamento, citamos algumas delas no artigo sobre Ferramentas que auxiliam na gestão de projetos.
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Conhecer o cursoUm outro ponto que devemos ter em mente é que se olharmos somente para aquela lista gigante, certamente teremos um certo desespero. Não conseguimos dar foco em tudo de uma vez só. Assim, quando você faz o planejamento para o dia e consegue terminá-lo dará aquela sensação de dever cumprido, você sente seu dia valer mais a pena.
Temos um outro ponto importante que devemos observar durante o planejamento: se você estiver muito sobrecarregado e mesmo com todo o planejamento do mundo sempre irá ficar algo em atraso, você pode tentar delegar algumas tarefas para outras pessoas. Claro que, para alguém que saiba fazer e que tenha tempo para executar a tarefa. Além de não ter um possível atraso, você ainda elimina alguns itens da sua lista :D
Tarefas menos importantes (olhando para o hoje), seja porque tem um prazo maior ou por qualquer outro motivo, você pode postergar naquele momento. Mas, cuidado para não postergar muito e ela chegar no sinal vermelho.
Outra dica: sabe aquela regrinha de “se demora menos de 2 minutos, faça agora”? Ela vale muito principalmente para não esquecermos de fazer depois. Se é uma tarefa rápida, como responder um e-mail por exemplo, já faça no mesmo momento.
Como disse anteriormente, estes parecem passos simples demais para precisarem serem feitos. Mas quando você senta, vê o que tem pra fazer, dá uma analisada em tudo no geral, analisa datas, etc, verá que faz a diferença. Às vezes a pessoa trabalha muito mas sempre fica com aquela sensação de que não fez nada. Sendo assim, tente fazer isso para sua próxima semana :)
